会社設立から時間が経過すると、中には紙の定款謄本を失くしてしまったり、新しい契約・或いは契約の解除の際に、紙媒体の定款が必要になると言うケースも多々あることでしょう。
その場合、単純に公証役場へ行けば紙の定款を出してもらえるのかと言うと、そうではないのです。
これまで実際にあったケース
個人事業時に掛けていた小規模企業共済を解約しようと必要書類を共済に提出しましたところ、会社設立時の出資金状態を確認するため「公証人のハンコがある定款のコピー」が必要と言われました。（つまり電子定款を格納したフロッピーからプリントアウトしたものではだめでした。）
では、どうすればいいの？
具体的には、認証を代理してもらった行政書士に依頼し、「同一情報の提供の請求」という手続きを法務省のシステムを使って、オンラインにて行う必要があります。
この手続きは自分ではできないの？とお感じになるかもしれませんが、電子署名を持っていないければ同一情報の提供（紙定款）の請求できませんので、電子署名を持っていない場合はアウトです。この手続き自体は、設立時に電子署名をお願いした行政書士或いは司法書士の先生にお願いすれば、すぐに請求をしてくれるでしょう。
同一情報の提供の請求に必要な情報とモノ
- 登簿管理番号、会社設立時に認証を受けた公証人、所属法務局、公証役場
- 発起人の印鑑証明書
- 発起人の実印
- 発起人の本人確認書（免許証など）
- 謄本交付手数料（1ページあたり250円）
その他、公証役場によっては、電子署名を打った専門家（行政書士・司法書士）から、紙定款を受け取りに行く発起人への委任状及び印鑑証明書が必要なる場合がございます。（電子署名付き委任状をフロッピーに格納することで代用可）
※専門家（行政書士・司法書士）自ら同一情報の提供の請求を行い、受領に公証役場へ出向く場合には、その専門家の実印と印鑑証明書が必要になります。詳しくは公証役場にもご確認下さい。
電子定款認証マップに登録されている専門家へ電子定款認証をご依頼されたお客様には、迅速に定款謄本請求を行なう事ができます。
将来のことも考え、是非当サイト登録の専門家（行政書士・司法書士）をご活用下さい。